备用现金

核心描述

• 备用现金（又称零用现金）是企业或组织内部专门用于应付小额、临时性开销的一笔固定金额的现金资金，能够及时处理日常琐碎支出，而无需走正式报销或付款流程。
• 其有效运作依赖于明确的额度限制、详实的单据管理、定期的核对流程和细致的现金保管权责规定，实现了便利性与内部管控之间的平衡。
• 虽然数字化支付工具不断普及，但在只能使用现金或必须即时付款的特定场景下，备用现金仍具备实际意义，并由一套成熟的管理与审计流程加以保障。

定义及背景

备用现金（零用现金）是指企业预设定额，存放于组织内部用于快速支付各类琐碎、临时性支出（如办公用品、简单交通费、小额快递等）的现金。通常采用定额备用金（imprest system）模式管理，即公司规定了固定额度，日常支付由专人发放和记账，定期或用尽后按凭证补足。

历史背景

备用现金的用途可追溯至民间商队和手工业公会时代，那时为了支付信使、过路费及各类杂费，需要随身携带一定现金。随着工业化进程，企业日常运作复杂化，逐步建立了严谨的备用现金控制体系，包括专人保管、专用凭证和定期核查等环节。即使当今电子支付盛行，许多场景（如现金支付的临时供应商、夜间应急等）依旧需要备用现金。

企业使用备用现金的原因

企业设立备用现金，主要是为提升小额资金周转效率，简化行政操作。例如：会议期间购买茶歇、临时乘车打表、紧急采购办公文具等。如果每笔小额支出都通过正式报销流程，手续繁琐且时效性差。因此，明确政策和审计流程不仅能提升效率，还有助于规范管理。

计算方法及应用

定额备用金管理法

通常，备用现金采用定额制进行管控，操作流程如下：

1. 额度设定：根据组织日常小额支出的历史数据，设置一个合适的备用现金总额，一般会有一定安全冗余。比如，某零售门店每月预计小额支出为 300 美元，则可设定 300 美元额度作为备用金。
2. 发放与记录：由指定保管人根据填写完整的备用现金凭证发放现金。凭证上需注明日期、用途、金额、申请人等信息，并附相应发票收据。
3. 补充及报销：当备用金使用到一定额度或定期复核时，将所有凭证及发票汇总交财务部门审核，经确认无误后重新补足到初始额度。
4. 核对与清算：任一时点，实存现金加已发生凭证金额应等于最初设定额度。若出现差额，需记录原因并调查处理。

常见应用场景

• 零售门店：用于日常找零、应急采购、或节日临时报货等小额即时支出。例如，某布鲁克林精品店在销售旺季前，利用备用现金紧急购买礼品包装材料，店经理每日核对备用金。
• 餐饮及咖啡馆：备用现金用于采购易耗品、备用零钱、员工临时交通等，保障日常服务连续性。
• 医疗机构：患者现金挂号找零、急送标本快递、临时停车验证等都靠备用现金。
• 工地项目：工地常需现金采购油料、零部件、支付路桥费等，便于在距离总部较远时灵活操作。
• 公益与非营利机构：用于活动交通费、小额食品采购、紧急打印资料等。
• 学校和教育机构：小额实验设施、教具补充、或活动现场布置费用。
• 中小企业/创业公司：紧急采购、临时停车费、客户来访茶歇等多为备用现金支出。

计算示例（虚构案例）

假设某家英国公益组织预计日均备用金开销为 40 英镑，周期安排为 10 天，考虑到支出波动性，设立备用现金总额为 480 英镑。某次盘点时，手中现金为 170 英镑，手头报销凭证共计 310 英镑，则本次财务补箱金额为 310 英镑，补足后又恢复至 480 英镑。

优势分析及常见误区

相关概念对比

优势

• 效率高：不需繁琐审核流程即可应付临时小额急需，提升工作效率。
• 便于运营：可减低小额采购的人工及时间成本，保证日常运转的连续性。
• 应急灵活：银行或移动支付出现故障时，保证企业不因小额开销受阻。
• 风险可控：如有明确权限及制度配合，风险易于追溯与管理。

常见劣势

• 易被盗用或挪用：如监管松懈，物理现金易丢失或被滥用。
• 审计难度增加：频繁的小额交易，若无完备单据易造成账实不符。
• 管理人工投入：定期核查、凭证整理等需专人负责。

误区解析

• 备用现金可随意使用：实际只限于规定支出，不可充当工资、贷款、供应商支付或私用资金。
• 数字工具可完全取代备用现金：电子化可减少现金使用，但部分场景现金仍不可替代。
• 小额支出可无凭证：任何金额的现金支出都应附有凭证，确保账实相符。
• 任何人可直接操作备用现金：仅限经指定、培训合格的备用现金管理员负责。

实战指南

制定管理政策与内控措施

• 文件化明确政策：规定可用范围、单笔上限（如每笔不超 50 美元）、禁用情形及凭证要求。
• 合理定额：依据历史支出规律及预期风险设定额度。
• 保管权限明确：指定主、备管员，分离审批与发放职责。

实施流程建议

1. 设立及完善制度
   • 结合历史与季节性开销估算额度。
   • 购置保险锁箱，设计流水凭证编号。
   • 公告内控制度，指定保管人。
2. 出纳操作标准
   • 每次发放前必须填写并经批准的支出凭证。
   • 附带发票/收据，标明具体用途。
   • 非政策规定用途一律驳回，引导至正式采购渠道。
3. 定期核查与监督
   • 每月至少一次清点现金与单据或结余低于预定线时立即核对。
   • 不定期抽查，异动需双人签字。
   • 对差额记录、调查、重复异常需追责整改。
4. 数字化结合
   • 部分改用企业预付卡或线上报销软件，现金保留只为确需现金场合。
   • 推进记录电子化便于追踪及数据统计。

典型场景示例

某巴黎咖啡厅由主服务员保管 250 美元备用现金，应对采购香料、燃气罐、临时打车等应急。每笔支出都随手登记并收集发票。单笔超过 25 欧元需老板提前批准。每日夜班对备用金进行快速核查，保障账实相符。

又如，某多伦多医疗诊所备用现金专用于快递和停车支付。指定管理员对每笔支出设上限，并由财务专员每月盘点，确保合规使用和准确核算。

以上均为虚拟案例，仅作说明之用。

资源推荐

• 会计准则参考：美国 GAAP（ASC 305）、国际会计准则 IFRS（IAS 7）关于现金及现金管理规定。
• 内部控制框架：COSO 内控一体化框架，IIA（内部审计师协会）现金管理实务指引。
• 监管文件：美国 IRS 463 号文（差旅与餐饮费用）、英国 HMRC 增值税合规指引，确保报销单据可用于税务。
• 专业协会：AICPA、ACCA、CIPFA、IIA 等官网提供模板及操作实用文档。
• 专业书籍与教材：可参考中小企业会计操作手册及审计书籍中现金管理相关章节。
• 学术研究：Google Scholar、SSRN 上有关现金防舞弊和内控研究成果。
• 工具与表格：专业协会网站可获取备用金日志、对账单、管理员交接表模板。
• 培训与在线讲座：行业协会、会计/审计学院定期开展角色培训及实战案例研讨。

常见问题

备用现金是什么？为何需要？

备用现金是企业为应付低额、临时性成本而预设的一笔小额现金，用于提升日常应变效率，解决流程繁琐难以快速报销的小型支出需求。

哪些支出可以通过备用现金支付？

包括日常办公用品、会议茶歇、临时交通费用、停车费等一次性、零散、小额开销。不适用于工资、供应商货款、资本性支出等。

如何确定备用现金额度？

额度应结合历史实际支出及波动，通常每个点位额度在 100-500 美元区间，并按季度或半年定期复盘调整。

谁负责管理备用现金？

安排专职管理员及后备管理员，负责发放、记账、凭证收集与定期核账，确保现金与账面一致。

报销及核对流程怎么执行？

出纳员按凭证与现金总额定期核对，无误后提交会计部门入账；相关发票据实报销，归入具体费用科目，便于财务统计和合规查验。

如何降低被盗用和挪用的风险？

将现金妥善保存，限制操作权限，完整记录每笔交易；定期抽查、双人监控交接，违规及时处理并完善制度预防。

会计及税务上如何处理备用现金交易？

备用现金归属企业资产，补充时按实际发生用途归入各类费用类别，所有票据原件需归档以便税务申报及应对稽查。

数字化工具会彻底替代备用现金吗？

数字工具可减少现金操作量并提升合规性，但在现金支付无法替代的场景（如个别供应商、紧急采购）备用现金仍有现实必要性。

总结

备用现金作为企业日常运作中用于应对小额临时支出的基础管理工具，在流程规范、专人管理、票据齐全与定期核对等有效管控措施下，能够兼顾便利性和安全性。即便在数字化快速发展的今天，一套科学、有力的备用现金制度依然是许多企业正常、高效运营不可或缺的组成部分。建议各组织结合自身实际，合理制定额度与流程，依托权威资源与成熟经验，实现备用现金的规范、透明和高效管理。